Règlements généraux

Règlements généraux


RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

FEMMES DU CINÉMA, DE LA TÉLÉVISION ET DES MÉDIAS NUMÉRIQUES (FCTMN)

RÈGLEMENTS (révision 24-11-11)

1. Nom et Siège social

Femmes du cinéma, de la télévision et des médias numériques (FCTMN) (ci- après “l’Association”) est une association professionnelle à but non lucratif constituée dans la province de Québec et dont le siège social est établi en la ville de Montréal et à tel endroit en ladite ville que le conseil d’administration de l’Association peut de temps à autre déterminer.

LES MEMBRES 2. Classes

L’Association comprend quatre catégories de membres, à savoir les membres actifs, les membres honoraires, les membres à vie et les membres amis.

3. Membres actifs

Les signataires de la requête de constitution en corporation et du mémoire des conventions sont membres actifs de l’Association. Toute autre personne peut devenir membre actif sur demande à cette fin et sur acceptation du conseil d’administration.

Les membres actifs seront des femmes travaillant dans l’industrie du cinéma, de la télévision et des nouveaux médias. Elles possèdent au moins deux ans d’expérience professionnelle dans l’industrie.

Les membres actifs ont le droit d’assister aux assemblées des membres et d’y voter, ainsi que d’être élus au conseil d’administration de l’Association.

Le conseil d’administration peut, par résolution, décréter toutes autres conditions d’admission qu’il peut juger à propos, le tout sous réserve des dispositions du présent règlement relatives à la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.-2-

4. Membres à vie

Les membres à vie comprennent les fondatrices de FCTMN ainsi que ses ex- présidentes.

Les membres à vie n’ont aucune contribution annuelle à verser. Ils ont droit d’assister aux assemblées des membres et d’y voter, ainsi que d’être élus au conseil d’administration de l’Association.

5. Membres honoraires

Il est loisible au conseil d’administration, par résolution, de désigner toute personne comme membre honoraire de l’Association, pourvu toutefois que le nombre total des membres honoraires en exercice ne représente pas plus que dix pour cent (10%) du nombre total des membres actifs en règle. Les membres honoraires n’ont aucune contribution annuelle ou autre à verser. Ils ont droit d’assister aux assemblées générales ou spéciales des membres mais sans y avoir droit de vote. Ils ne sont pas éligibles comme membres du conseil d’administration ni comme dirigeants de l’Association.

6. Membres amis

Les membres amis seront des femmes ou des hommes non éligibles aux autres catégories de membres mais qui désirent appuyer l’Association et être informés de ses activités. Ils ont droit d’assister aux assemblées générales ou spéciales des membres mais sans y avoir droit de vote. Ils ne sont pas éligibles comme membres du conseil d’administration ni comme dirigeants de l’Association.

7. Cotisation

Le montant de la cotisation annuelle devant être payée à l’Association par les membres actifs est fixé par le conseil d’administration et peut être modifié en tout temps.

Le moment où le paiement de la cotisation devra être acquitté est également fixé par le conseil d’administration et pourra être modifié de temps en temps.

Le montant de la cotisation est exigible en entier dès l’adhésion du membre, quelle que soit la date où le membre acquitte sa cotisation annuelle.

8. Cartes de membres

Il est loisible au conseil d’administration, aux conditions qu’il peut déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes à tout membre actif en règle. Pour être valides, ces cartes doivent porter la signature du secrétaire en exercice.

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9. Suspension et expulsion

Le conseil d’administration peut, par résolution, suspendre pour la période qu’il détermine ou expulser définitivement tout membre actif qui néglige de payer ses contributions à échéance ou qui enfreint quelque autre disposition des règlements de l’Association ou dont la conduite et/ou les activités sont jugées nuisibles à l’Association. La décision du conseil d’administration à cette fin est finale et sans appel, et le conseil d’administration est autorisé à adopter et suivre en cette matière la procédure qu’il peut de temps à autre déterminer.

10. Démission

Tout membre actif ou honoraire peut démissionner comme tel, en adressant un avis écrit au secrétaire de l’Association. Toute démission ne vaut qu’après acceptation par le conseil d’administration et ne prend effet que le premier jour du mois suivant telle acceptation. La démission d’un membre actif ne le libère pas du paiement de toute contribution due et échue à l’Association.

LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES 11. Assemblée annuelle

L’assemblée générale annuelle des membres de l’Association a lieu dans les quatre mois suivant la fin de l’exercice financier de chaque année à la date fixée par le conseil d’administration. Elle est tenue au siège de l’Association ou à tout autre endroit choisi par le conseil d’administration.

12. Assemblées spéciales

Toutes les assemblées générales spéciales des membres sont tenues au siège social de l’Association ou à tout autre endroit fixé par le conseil d’administration. Il est loisible au président ou au conseil d’administration de convoquer de telles assemblées.

De plus, le secrétaire est tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signée par au moins un cinquième (1/5) des membres actifs en règle, et cela dans les dix (10) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui doit spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale. A défaut par le secrétaire de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite.

13. Avis de convocation

Toute assemblée des membres peut être convoquée par avis de convocation

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expédié à tous les membres en règle, à sa dernière adresse connue et transmis par poste, par télécopieur ou par courrier électronique (E-Mail). L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra mentionner en plus de la date, l’heure et l’endroit de l’assemblée ainsi que le ou les sujets qui y seront étudiés.

Cependant, une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres actifs sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce membre.

L’omission accidentelle de faire parvenir l’avis de convocation d’une assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d’un avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée. Le délai de convocation des assemblées des membres est d’au moins dix (10) jours francs.

14. Quorum

Les membres en règle ayant droit de vote qui sont présents en personne à l’ouverture d’une assemblée forment le quorum nécessaire pour l’expédition des affaires de l’Association à une assemblée générale annuelle ou spéciale et ce, nonobstant le fait que le quorum ne soit pas maintenu pendant toute la durée de cette assemblée.

15. Vote

A toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote.

Tout membre en règle autorisé à voter peut le faire, à toute assemblée des membres ayant droit de vote, au moyen d’une procuration écrite donnée à son mandataire. Personne ne pourra agir comme mandataire à moins qu’il ne soit de son propre titre autorisé à assister et à voter lors de l’assemblée à laquelle il agit comme mandataire.

A toute assemblée, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d’au moins la majorité des membres actifs présents, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres actifs présents.

16. Procédures d’élections

Chaque année le conseil d’administration forme un comité de mise en candidature composé de la présidente, la vice-présidente, la directrice générale et deux autres administratrices choisies par le conseil. Ce comité a pour mandat de procéder à l’évaluation de l’apport des membres du conseil et de dresser une liste de personnes à recommander aux postes d’administrateur mis en élection chaque année.

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1. Le comité reçoit les propositions de candidatures de la part des membres du CA et des membres de l’association. Tout membre en règle peut soumettre sa candidature si celle-ci est parvenue à la directrice générale dans le délai fixé par le comité de mise en candidature et si elle est appuyée par un autre membre en règle. Le comité peut aussi proposer des candidatures de sa propre initiative.

2. À l’avant-dernière réunion du conseil d’administration avant l’assemblée générale annuelle, le comité propose au conseil d’administration, pour acceptation, la liste des personnes qu’il recommande pour l’année qui commence aux postes d’administrateur pour l’année suivante. Le conseil vérifie alors l’accord et la disponibilité des personnes pressenties.

3. À la dernière réunion du conseil d’administration avant l’assemblée générale annuelle, le conseil détermine la liste définitive des candidatures.

4. Les personnes proposées par le conseil d’administration sont automatiquement élues si celles-ci sont les seules à être mises en nomination. S’il y a un plus grand nombre de candidats que de postes disponibles, l’assemblée générale élit au scrutin secret les nouvelles administratrices.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION 17. Nombre

Le conseil d’administration de l’Association est composé d’un maximum de dix- sept (17) membres, dont au moins quatre dirigeants (président, vice-président, secrétaire et trésorier). Les autres membres agissent à titre de simples administrateurs.

18. Cens d’éligibilité

Tout membre actif en règle est éligible pour être élu comme membre du conseil d’administration et peut remplir de telles fonctions à partir du moment où sa candidature a été retenue par le Comité de mise en candidature.

19. Élection et durée du mandat

Les membres du conseil d’administration sont élus à chaque année par les membres actifs en règle présents lors de l’assemblée générale annuelle, à partir de la liste proposée par le Comité de mise en candidature.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de deux ans. Toutefois lors de l’élection du premier conseil d’administration, huit (8) des dix-sept (17) administrateurs seront élus pour une période d’un an et les neuf (9) autres administrateurs seront élus pour une période de deux ans.

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Tout membre sortant du conseil d’administration est rééligible s’il possède les qualifications requises. Toute vacance survenue dans le conseil d’administration, pour quelque cause que ce soit, peut être remplie par résolution par les membres du conseil d’administration demeurant en fonction, pour la balance non expirée du terme pour lequel le membre du conseil d’administration cessant ainsi d’occuper ses fonctions était élu ou nommé.

20. Durée des fonctions

Tout membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu. Il demeure en fonction jusqu’à l’assemblée annuelle suivant de deux ans sa nomination ou jusqu’à ce que son successeur soit nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle il ait cessé d’occuper ses fonctions en conformité avec les dispositions du présent règlement.

Tout membre du conseil d’administration est élu pour un maximum de trois (3) termes consécutifs.

21. Administrateur retiré

Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction tout membre :

• qui a été absent aux réunions du conseil d’administration trois (3) fois au cours du même exercice sans motif valable; ou

• qui offre par écrit sa démission au conseil d’administration, à compter du moment où celui-ci, par résolution, l’accepte; ou

• qui cesse de posséder les qualifications requises. 22. Rémunération

Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour les services rendus dans le cadre de leurs fonctions. Cependant, les dépenses raisonnables qu’ils engagent dans l’exercice de leurs fonctions peuvent leur être remboursées selon la politique établie par le conseil d’administration.

Nonobstant ce qui précède, les services rendus par les membres du conseil d’administration dans le cadre des programmes subventionnés de FCTMN leur seront rémunérés pour des services spécialisés que seul le membre du conseil d’administration pourrait effectuer, selon les modalités prévues aux budgets des dits programmes, sur approbation préalable du conseil d’administration.

DIRIGEANTS ET AGENTS

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23. Désignation

Les dirigeants de l’Association sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas peut être désignée sous le nom de secrétaire-trésorier.

24. Délégation de pouvoirs

Au cas d’absence ou d’incapacité de tout dirigeant de l’Association, ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil d’administration, ce dernier peut déléguer les pouvoirs de tel dirigeant à tout autre dirigeant ou à tout membre du conseil d’administration.

25. Le président

Le président est le dirigeant exécutif en chef de l’Association. Il préside toutes les assemblées du conseil d’administration et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués par le conseil d’administration.

26. Le vice-président

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions.

27. Le secrétaire

Il assiste aux assemblées de membres et du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde du registre des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs.

28. Le trésorier

Il a la charge et la garde des fonds de l’Association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens, des dettes, des recettes et déboursés de l’Association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration les deniers de l’Association.

29. Vacances

Si le poste de l’un des dirigeants de l’Association devient vacant, par suite du décès, de démission ou de toute autre cause, le conseil d’administration peut élire une autre personne qualifiée pour combler cette vacance et ce, parmi les membres du

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conseil d’administration et ce dirigeant reste en fonction jusqu’à l’expiration du terme d’office du dirigeant ainsi remplacé.

30. Président sortant

Le président dont les fonctions ont cessé lors de l’élection de son successeur demeure d’office membre du conseil d’administration à titre de président sortant pendant un (1) an.

ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 31. Date des assemblées

Les administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire.

32. Convocation

Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil d’administration. Elles sont tenues à tout endroit de temps à autre désigné par le président.

33. Avis de convocation

L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration sera transmis par poste, télécopieur ou par courrier électronique (E-Mail) au moins sept (7) jours avant la date prévue de la réunion. Toutefois, en cas d’urgence, cet avis peut être verbal et le délai de convocation peut être réduit à vingt-quatre (24) heures. Si tous les membres du conseil d’administration sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.

34. Quorum et vote

La majorité des membres du conseil d’administration constitue le quorum nécessaire pour transiger les affaires de l’Association.

Toute question soumise à l’assemblée des administrateurs est décidée à la majorité des voix des administrateurs présents, chaque administrateur présent ayant une voix. Le président n’a pas droit à un deuxième vote ou vote prépondérant.

35. Participation aux réunions par téléphone

Sous réserve du consentement de tous les administrateurs, ceux-ci peuvent participer à une réunion du conseil s’ils utilisent des moyens techniques, notamment le téléphone, permettant à tous les participants de communiquer oralement entre

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eux; les administrateurs sont alors réputés avoir assisté à ladite réunion. Un administrateur peut donner son consentement avant ou après une réunion et sa participation par téléphone à une réunion constitue une renonciation.

COMITÉ EXÉCUTIF ET AUTRES COMITÉS 36. Comité exécutif

Le conseil d’administration pourra constituer un comité exécutif en vue du bon fonctionnement de l’Association.

Ce comité sera composé d’au moins quatre (4) membres du conseil d’administration et d’au plus, d’un nombre ne pouvant excéder celui de la moitié du nombre de membres élus au conseil d’administration.

Feront partie d’office de ce comité les quatre dirigeants (président, vice-président, secrétaire et trésorier). Les autres membres de ce comité seront élus par le conseil d’administration, le cas échéant. Toutefois, avant d’être élu au comité exécutif, un membre devra siéger au conseil d’administration à titre de simple administrateur pendant au moins un (1) an.

Ce comité verra à la bonne marche des affaires courantes de l’Association et traitera des questions qui lui seront référées par le conseil d’administration. Il devra rendre compte du résultat de ses activités au conseil d’administration

37. Autres comités

Le conseil d’administration peut, par résolution, constituer parmi ses membres un ou plusieurs comités afin de veiller à la bonne marche des affaires de l’Association.

Le conseil d’administration décidera du mandat de ces comités et pourra leur déléguer un ou plusieurs de ses pouvoirs, sauf ceux qui ne peuvent être délégués de par la loi.

Ces comités exerceront leurs fonctions sous le contrôle et la direction du conseil d’administration auquel ils doivent faire rapport de leurs activités. Dans l’exercice de leurs fonctions, les comités devront respecter les règlements généraux de l’Association.

AUTRES DISPOSITIONS 38. Exercice financier

L’exercice financier de l’Association se termine le 30 juin de chaque année.

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39. Livres et comptabilité

Le conseil d’administration fait tenir par le trésorier de l’Association ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par l’Association et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association. Ce livre ou ces livres sont tenus au siège social de l’Association ou à tout endroit désigné par le conseil d’administration et sont ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.

40. Vérification

Les livres et états financiers de l’Association sont vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le vérificateur nommé à cette fin par le conseil d’administration.

Ces états financiers seront soumis aux membres de l’Association lors de l’assemblée générale annuelle pour approbation.

41. Effets bancaires

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association doivent être signés par le trésorier ou par le président et par un autre membre du conseil d’administration, nommé par résolution du conseil.

Pour les besoins pratiques, le conseil d’administration pourra nommer plus d’un administrateur à titre de second signataire pour une période donnée.

42. Contrats

Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association sont au préalable approuvés par le conseil d’administration et, sur telle approbation, sont signés par un des dirigeants ou par toute autre personne désignée à cet effet par le conseil d’administration.

43. Amendement

Les présents règlements peuvent être révoqués ou modifiés par voie de règlement adopté par la majorité des administrateurs lors d’une assemblée du conseil et sanctionnés par la majorité simple des membres autorisés à voter lors d’une assemblée annuelle ou extraordinaire, dûment convoquée à cette fin, sauf les modifications pertinentes à des changements aux lettres patentes, lesquelles nécessitent l’approbation des deux tiers des membres présents autorisés à voter lors d’une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin.

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44. Interprétation

Dans les présents règlements, le mot “loi” désigne la Loi sur les compagnies (Québec).

 

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